○河内長野市文書規程

平成13年3月8日

規程第5号

河内長野市文書規程(平成11年河内長野市規程第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 文書の受領、配付及び収受(第6条―第8条の3)

第3章 文書の起案及び決裁(第9条―第14条)

第4章 文書の浄書及び施行(第15条―第17条の2)

第4章の2 電子メールの利用に関する特例(第17条の3―第17条の7)

第5章 文書の保管及び保存(第18条―第23条)

第6章 雑則(第24条―第26条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、河内長野市の文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 河内長野市の職員が職務上作成し、又は取得した書類(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)であって、当該職員が組織的に用いるものとして、河内長野市が保有しているものをいう。

(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録されることができる情報について行われる措置であって、次の各号のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 電子署名管理者 河内長野市公印規則(昭和58年河内長野市規則第12号)第16条の規定による電子署名を行う権能をもつものとして、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が指定した者をいう。

(4) 電子証明書 電子署名を行う者が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項がこれらのものに係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいう。

(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下単に「文書交換システム」という。)により電子署名が行われ交換される文書をいう。

(6) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務を総合的に管理するシステムをいう。

(文書管理の基本)

第3条 事務は、原則として文書により処理しなければならない。

2 文書は、事務効率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

(文書主任及び文書主担者)

第4条 文書主任は、総務課長とする。

2 文書主担者は、局、課及び図書館(以下「課等」という。)に置き、参事、課長補佐、主幹、係長又は主査のうちから課等の長が指定する者(参事、課長補佐、主幹、係長及び主査を置かない課等にあっては、課等の長)とする。

(文書主任及び文書主担者の担任事務)

第5条 文書主任は、文書事務を総括する。

2 文書主担者は、文書主任の指示を受け、次に掲げる事務を掌理するものとする。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の保管及び保存に関すること。

(3) 文書の収受及び配付に関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書の受信、送信及び電子署名の検証に関すること。

(5) 文書主任と連絡し、各課等における文書管理事務を掌理すること。

(6) 文書管理の促進及び改善に関すること。

第2章 文書の受領、配付及び収受

(文書等の受領)

第6条 市役所に到達した文書等は、総務課長が受領する。ただし、課等に到達した文書にあっては、当該課等の長が受領することができる。

2 出先機関に到達した文書等は、出先機関の長が受領する。

3 総務課長又は出先機関の長は、受領した文書等のうち、特殊取扱郵便(書留、簡易書留、現金書留、配達証明、特定記録等をいう。以下同じ。)については、特殊取扱郵便受領・収受簿(様式第1号)に必要な事項を記載しなければならない。

4 郵便料金が未払又は不足である郵便物は、総務課長又は出先機関の長が、公務に関するものと認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

(文書等の配付)

第7条 総務課長は、前条第1項又は第4項の規定により受領した文書等を、当該文書に係る事務を担当する課等の長(市長又は副市長あての親展文書にあっては、総合政策部秘書課長。以下「課長等」という。)に開封せずに配付しなければならない。ただし、河内長野市、部、局及び部長級以上の職あての文書等(親展のものを除く。)その他開封しなければ配付先が判明しない文書等については、開封することができる。

(文書等の収受)

第8条 課長等は、前条の規定により配付を受け、又は第6条第1項ただし書の規定により直接受領した文書等を次に掲げる手続により収受させる。

(1) 文書主担者は、文書等を開封し、点検の上収受すべき文書等はこれに受付印を押印し、収受すべきでない文書等はその理由を付して直ちに総務課長に送付する。ただし、庁内庶務文書、事務連絡文書その他軽易な文書及び電磁的記録は、受付印を省略することができる。

(2) 文書主担者は、前号の規定により収受した文書等を担当係長に配付する。この場合において、重要又は異例な文書については、担当係長に配付する前に、課長等の閲覧に供し、必要な指示を受けなければならない。

(3) 担当係長は、前号の規定により配付された文書について収受処理を行う。

(4) 担当係長は、前号の規定により処理した文書を課長等の閲覧に供する。ただし、次のからまでのいずれかに該当する場合は、この限りでない。

 定期刊行物

 広告・チラシその他私文書

 庁内に配布する文書のうち、庁内ネットに掲載することにより、課長等が確認することができるもの

 文書の内容が軽易であって、電子メールを使用して回付することができるもの

 軽易な事項の照会であって、速やかに回答を作成することができ、起案文書に当該照会文書を添付することにより確認することができるもの

 その他課長等が供覧を要しないと判断した文書

(5) 前号の規定による供覧は、文書管理システムに必要な事項を登録し、文書番号を付番の上、電子供覧により行うものとする。ただし、電子供覧により供覧することが困難である場合は、供覧用紙(様式第2号)により押印供覧することができる。

2 出先機関の長は、第6条第2項の規定により受領した文書等を前項の規定の例により収受させる。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第8条の2 総合行政ネットワーク文書は、課等で直接受信したものを除き、総務課において処理する。

2 総務課の文書主担者は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書のうち、総務課以外の課等に送信されたものである場合は、速やかに当該文書に係る事務を所掌する課等に配信する。

3 総務課の文書主担者は、前項第2号の規定により受領通知を行った文書のうち、総務課に送信されたものについて、前条第1項の規定の例により処理する。

第8条の3 課等(総務課を除く。以下この条において同じ。)で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、課等の文書主担者が処理する。

2 課等の文書主担者は、前項の規定により受信した文書を前条第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理するものとする。

3 課等の文書主担者は、第1項の規定により受信した文書(前条第2項第3号の規定により総務課から配信されたものを含む。)について、第8条第1項の規定の例により処理する。

第3章 文書の起案及び決裁

(起案の方法)

第9条 文書の起案は、文書管理システムに必要な事項を登録し、文書番号を付番の上、電子決裁により行うものとする。ただし、電子決裁により起案することが困難である場合は、起案用紙(様式第3号)により押印決裁することができる。

2 前項ただし書の場合において、反復・継続して定型的・画一的な処理を行うものであって、個々の起案文書の件名が同一となるものについては、文書分類等を決定の上、他の様式を用いることができる。

3 文書の起案は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(1) 内容のよく分かる題名を付けること。

(2) 文章は、平易で分かりやすく、簡潔にし、必要に応じて箇条書にすること。

(3) 必要に応じ、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。

(4) 用字、用語等は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(公文の例式)

第10条 公文の例式は、別表に掲げる公文例式によるものとする。

(例文による起案)

第11条 次に掲げる文案による起案は、当該文案により行わなければならない。

(1) 法令等により様式が定められている文案

(2) 総務課長が別に定めた文案

(3) 課長等が総務課長とあらかじめ協議して定めた文案

(決裁日、完結日等)

第12条 決裁の完了した文書(以下「決裁文書」という。)には決裁日を、供覧の完了した文書には供覧完了日を記載しなければならない。

2 前項の文書のうち、処理が完結した文書には、完結日を記載しなければならない。

(例規番号)

第13条 条例、規則、規程、要綱、告示、公告及び訓令に係る文書(以下「例規文書」という。)については、総務課長は、当該文書に例規番号を記載しなければならない。

2 前項の例規番号は、例規文書の種類ごとに暦年を通じて一連の番号とする。

(文書の審査)

第14条 起案文書については、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める者が、その内容、形式、用字、用語等を審査する。

(1) 例規文書その他総務課長が必要と認める文書 総務課長

(2) 前号に掲げる文書以外の文書 文書主担者

第4章 文書の浄書及び施行

(文書の浄書)

第15条 前条第1号に規定する文書の浄書は、総務課長が行うものとする。

(公印の押印等)

第16条 施行を要する文書で浄書したものについては、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、その性質又は内容により公印の押印を要しない文書については、公印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第16条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより施行する文書については、電子署名を行うものとする。

2 施行する文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に係る決裁文書を添えて総務課長又は電子署名管理者(以下「組織認証担当課長等」という。)に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。

3 組織認証担当課長等は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合して相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。

(文書等の施行)

第17条 文書等の郵送による施行は、原則として総務課長が行う。

2 前項の規定により施行する文書等については、当該文書等に係る事務を担当する課等(以下「担当課等」という。)において、封筒又は包装により封をしなければならない。

3 第1項の規定により施行する文書等のうち、特殊取扱郵便については、担当課等において特殊取扱郵便発送簿(様式第4号)に必要な事項を記載しなければならない。

4 文書等を施行するときは、担当課等において文書番号を付番しなければならない。ただし、庁内庶務文書、事務連絡文書その他軽易な文書は、文書番号の付番を省略することができる。

5 課長等は、第16条第2項の規定により公印の押印を要しない文書をファクシミリにより施行することができる。

(文書交換システムによる発信)

第17条の2 文書交換システムにより文書を送信するときは、文書主担者が送信するものとする。

2 前項の場合において、文書主担者は、施行する文書に電子証明書を添付し送信しなければならない。

3 前2項の規定により送信された文書は、前条第1項の規定により施行された文書とみなす。

第4章の2 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第17条の3 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務部長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第17条の4 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第16条の規定により公印の押印を省略することができる文書とする。

(対象機関等)

第17条の5 前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

2 電子メール、ホームページ等による簡易な照会等があった場合においては、相手方が文書での回答を希望する等特別な事情があるときを除き、前項の電子メールを利用して施行することについて同意を得たものと見なすことができる。

(施行)

第17条の6 電子メールを利用する施行文書は、総務部長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(収受)

第17条の7 文書主担者は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、文書と特定したものについて、第8条第1項の規定の例により処理するものとする。

第5章 文書の保管及び保存

(保存期間の起算)

第18条 完結文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、前年度の歳入歳出に係る文書であって5月末日までに起案又は収受したものの保存期間の起算日は、当該会計年度の4月1日とする。

(完結文書の保管)

第19条 完結文書は、文書分類に従って分類した上でファイルに綴じ込み、保管しなければならない。ただし、紙に出力された文書を保管する必要がない場合は、この限りでない。

2 課長等は、前項の規定により作成した簿冊ごとに文書リスト(様式第5号)を作成しなければならない。ただし、伝票、台帳その他の簿冊であって、個々の文書についての件名及び様式が同一となるものについては、様式ごとに記載項目一覧(様式第6号)を作成することにより、文書目次の作成に代えることができる。

3 前項の文書リスト及び記載項目一覧の作成は、保存期間の起算日以後速やかに行わなければならない。

4 課長等は、第1項のファイルを保存期間の起算日以後1年間保管しなければならない。

(完結文書の保存)

第20条 前条第4項に規定する保管期間が終了し、更に保存の必要がある文書(以下「保存文書」という。)は、本庁にあっては総務課長に引き継ぎ、出先機関にあっては総務課長があらかじめ指定した場所に置き換えなければならない。ただし、常時使用するものについては、この限りでない。

2 総務課長及び出先機関の長は、前項の規定により引継ぎを受け、又は置換えを行った保存文書を整理し、保存しなければならない。

(マイクロフィルムの収録等)

第21条 総務課長は、保存文書で必要があると認められるものについては、マイクロフィルムに収録することができる。

2 マイクロフィルムの撮影、保存、閲覧の方法等について必要な事項は、市長が別に定める。

(保存文書の借覧)

第22条 課長等は、総務課に引き継いだ保存文書の借覧を行おうとするときは、保存文書借覧申請書(様式第7号)を総務課長に提出しなければならない。

2 前項に規定する貸出しの期間は、30日以内とする。ただし、総務課長は、必要があると認めるときは、その期間を延長することができる。

3 総務課長は、前項に規定する借覧期間中であっても必要があるときは、文書の返還を求めることができる。

(保存文書の廃棄)

第23条 総務課長は、保存文書のうちから保存期間の満了した文書(以下「満了文書」という。)について、課長等に協議の上、廃棄の決定をしなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により廃棄の決定をした文書を焼却その他の方法で処分しなければならない。

3 総務課長は、前項の処分を行う場合、印章その他の不正使用の防止等に留意しなければならない。

4 課長等は、総務課長から第1項に規定する協議を受けた場合、満了文書の廃棄確認を行わなければならない。ただし、総務課長が特に認めたものについては、この限りでない。

第6章 雑則

(調査等)

第24条 総務課長は、文書管理を適正かつ円滑に行うため必要があると認めるときは、課等における文書管理の実体を調査し、又は課長等に対し報告を求めることができる。

(文書取扱いの注意)

第25条 文書を持ち出し、若しくは他人に示し、又はその写しを交付しようとする場合には、上司の許可を受けなければならない。

2 事案の処理が完結していない文書その他特に慎重な取扱いを要する文書は、細心の注意をもって管理しなければならない。

(補則)

第26条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。ただし、第8条並びに第9条及び様式第2号及び様式第3号の規定は、公布の日から施行する。

(経過規定)

2 前項ただし書の規定にかかわらず、保存期間の起算日が平成13年4月1日となる文書の収受及び起案については、なお従前の例によることができる。

(河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

3 河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和63年河内長野市規程第2号)の一部を次のように改める。

第1条中「昭和36年河内長野市規程第1号」を「平成13年河内長野市規程第 号」に改める。

(河内長野市消防署文書規程の廃止)

4 河内長野市消防署文書規程(昭和40年河内長野市規程第2号)は、廃止する。

附 則(平成13年9月17日規程第17号)

この規程は、平成13年9月18日から施行する。

附 則(平成15年3月31日規程第5号)

この規程は、公布の日から施行し、平成15年度の文書から適用する。

附 則(平成15年7月29日規程第9号)

この規程は、平成15年8月1日から施行する。

附 則(平成15年9月30日規程第13号)

(施行期日)

1 この規程は、平成15年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、それぞれ改正後の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

附 則(平成18年3月31日規程第14号)

(施行期日)

1 この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、それぞれ改正後の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

附 則(平成19年3月27日規程第5号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月21日規程第19号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成21年3月13日規程第7号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際、この規程による改正前の河内長野市文書規程様式第1号及び様式第4号による用紙で、現に残存するものは、当分の間、改正後の河内長野市文書規程様式第1号及び様式第4号により作成した用紙として使用することができる。

附 則(平成21年3月30日規程第9号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日規程第12号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年6月15日規程第9号)

この規程は、公布の日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

附 則(平成25年3月29日規程第14号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成26年3月31日規程第7号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日規程第6号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年12月25日規程第21号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年7月30日規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(令和3年3月18日規程第4号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

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河内長野市文書規程

平成13年3月8日 規程第5号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第3章 文書・公印・統計
沿革情報
平成13年3月8日 規程第5号
平成13年9月17日 規程第17号
平成15年3月31日 規程第5号
平成15年7月29日 規程第9号
平成15年9月30日 規程第13号
平成18年3月31日 規程第14号
平成19年3月27日 規程第5号
平成19年9月21日 規程第19号
平成21年3月13日 規程第7号
平成21年3月30日 規程第9号
平成22年3月31日 規程第12号
平成23年6月15日 規程第9号
平成25年3月29日 規程第14号
平成26年3月31日 規程第7号
平成28年3月31日 規程第6号
平成29年12月25日 規程第21号
令和元年7月30日 規程第2号
令和3年3月18日 規程第4号