2　文書は、事務効率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

2　文書主担者は、局、課及び図書館(以下「課等」という。)に置き、参事、課長補佐、主幹、係長又は主査のうちから課等の長が指定する者(参事、課長補佐、主幹、係長及び主査を置かない課等にあっては、課等の長)とする。

2　文書主担者は、文書主任の指示を受け、次に掲げる事務を掌理するものとする。

2　出先機関に到達した文書等は、出先機関の長が受領する。

3　総務課長又は出先機関の長は、受領した文書等のうち、特殊取扱郵便(書留、簡易書留、現金書留、配達証明、特定記録等をいう。以下同じ。)については、特殊取扱郵便受領・収受簿(様式第1号)に必要な事項を記載しなければならない。

4　郵便料金が未払又は不足である郵便物は、総務課長又は出先機関の長が、公務に関するものと認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　出先機関の長は、第6条第2項の規定により受領した文書等を前項の規定の例により収受させる。

2　総務課の文書主担者は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

3　総務課の文書主担者は、前項第2号の規定により受領通知を行った文書のうち、総務課に送信されたものについて、前条第1項の規定の例により処理する。

2　課等の文書主担者は、前項の規定により受信した文書を前条第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理するものとする。

3　課等の文書主担者は、第1項の規定により受信した文書(前条第2項第3号の規定により総務課から配信されたものを含む。)について、第8条第1項の規定の例により処理する。

2　前項ただし書の場合において、反復・継続して定型的・画一的な処理を行うものであって、個々の起案文書の件名が同一となるものについては、文書分類等を決定の上、他の様式を用いることができる。

3　文書の起案は、次に掲げる要領により行わなければならない。

2　前項の文書のうち、処理が完結した文書には、完結日を記載しなければならない。

2　前項の例規番号は、例規文書の種類ごとに暦年を通じて一連の番号とする。

2　前項の規定にかかわらず、その性質又は内容により公印の押印を要しない文書については、公印の押印を省略することができる。

2　施行する文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に係る決裁文書を添えて総務課長又は電子署名管理者(以下「組織認証担当課長等」という。)に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。

3　組織認証担当課長等は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合して相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。

2　前項の規定により施行する文書等については、当該文書等に係る事務を担当する課等(以下「担当課等」という。)において、封筒又は包装により封をしなければならない。

3　第1項の規定により施行する文書等のうち、特殊取扱郵便については、担当課等において特殊取扱郵便発送簿(様式第4号)に必要な事項を記載しなければならない。

4　文書等を施行するときは、担当課等において文書番号を付番しなければならない。ただし、庁内庶務文書、事務連絡文書その他軽易な文書は、文書番号の付番を省略することができる。

5　課長等は、第16条第2項の規定により公印の押印を要しない文書をファクシミリにより施行することができる。

2　前項の場合において、文書主担者は、施行する文書に電子証明書を添付し送信しなければならない。

3　前2項の規定により送信された文書は、前条第1項の規定により施行された文書とみなす。

2　電子メール、ホームページ等による簡易な照会等があった場合においては、相手方が文書での回答を希望する等特別な事情があるときを除き、前項の電子メールを利用して施行することについて同意を得たものと見なすことができる。

2　電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

2　課長等は、前項の規定により作成した簿冊ごとに文書リスト(様式第5号)を作成しなければならない。ただし、伝票、台帳その他の簿冊であって、個々の文書についての件名及び様式が同一となるものについては、様式ごとに記載項目一覧(様式第6号)を作成することにより、文書目次の作成に代えることができる。

3　前項の文書リスト及び記載項目一覧の作成は、保存期間の起算日以後速やかに行わなければならない。

4　課長等は、第1項のファイルを保存期間の起算日以後1年間保管しなければならない。

2　総務課長及び出先機関の長は、前項の規定により引継ぎを受け、又は置換えを行った保存文書を整理し、保存しなければならない。

2　マイクロフィルムの撮影、保存、閲覧の方法等について必要な事項は、市長が別に定める。

2　前項に規定する貸出しの期間は、30日以内とする。ただし、総務課長は、必要があると認めるときは、その期間を延長することができる。

3　総務課長は、前項に規定する借覧期間中であっても必要があるときは、文書の返還を求めることができる。

2　総務課長は、前項の規定により廃棄の決定をした文書を焼却その他の方法で処分しなければならない。

3　総務課長は、前項の処分を行う場合、印章その他の不正使用の防止等に留意しなければならない。

4　課長等は、総務課長から第1項に規定する協議を受けた場合、満了文書の廃棄確認を行わなければならない。ただし、総務課長が特に認めたものについては、この限りでない。

2　事案の処理が完結していない文書その他特に慎重な取扱いを要する文書は、細心の注意をもって管理しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成13年4月1日から施行する。ただし、第8条並びに第9条及び様式第2号及び様式第3号の規定は、公布の日から施行する。

(経過規定)

2　前項ただし書の規定にかかわらず、保存期間の起算日が平成13年4月1日となる文書の収受及び起案については、なお従前の例によることができる。

(河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

3　河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和63年河内長野市規程第2号)の一部を次のように改める。

(河内長野市消防署文書規程の廃止)

4　河内長野市消防署文書規程(昭和40年河内長野市規程第2号)は、廃止する。

この規程は、平成13年9月18日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成15年度の文書から適用する。

この規程は、平成15年8月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成15年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、それぞれ改正後の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等で残存するものについては、当分の間、それぞれ改正後の河内長野市公用車管理規程、河内長野市文書規程、河内長野市マイクロフィルム文書取扱規程、河内長野市電子計算組織に係る管理運営及びデータ保護に関する規程及び河内長野市工事等監督検査規程の様式により作成した用紙等として使用することができる。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、この規程による改正前の河内長野市文書規程様式第1号及び様式第4号による用紙で、現に残存するものは、当分の間、改正後の河内長野市文書規程様式第1号及び様式第4号により作成した用紙として使用することができる。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。