(趣旨)

第1条　この規程は、河内長野市文書規程(平成13年河内長野市規程第5号。以下「文書規程」という。)第21条第2項の規定に基づき、マイクロフィルム文書の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は当該各号に定めるところによる。

(取扱事務)

第3条　マイクロフィルム文書の撮影・複製及び保存に関する事務は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において行う。

(撮影対象文書)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、次のとおりとする。

(撮影する文書の選定等)

第5条　前条第2号に該当する文書としてマイクロフィルムの撮影を依頼しようとするものは、マイクロフィルム文書撮影・複製依頼書(様式第1号)により、総務課長の承認を得なければならない。

(撮影の指示等)

第6条　総務課長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、撮影者にマイクロフィルム文書撮影指示書(様式第2号)により撮影の指示を行うものとする。

(撮影の実施)

第7条　前条の規定により撮影の指示を受けた撮影者は、別に定める基準に従い、その撮影を行わなければならない。

(撮影後の検査)

第8条　総務課長は、撮影者がマイクロフィルム文書の撮影を終了したときは、別に定める基準に従い、その結果について検査しなければならない。

(再撮影等の措置)

第9条　総務課長は、前条の規定による検査の結果同条の基準に適合しないものがあるときは、マイクロフィルム文書の再撮影その他必要な措置を講じなければならない。

(証明)

第10条　マイクロフィルム文書の証明は、第8条の規定による検査の結果、同条の基準に適合したマイクロフィルム文書について行う。

(マイクロフィルム文書台帳)

第11条　総務課長は、マイクロフィルム文書で第8条の基準に適合したものについて、マイクロフィルム文書台帳(様式第3号)を作成しなければならない。

(原文書の廃棄)

第12条　前条の規定によるマイクロフィルム文書台帳の作成が完了したマイクロフィルム文書の原文書は、撮影後3年間は保存し、その後廃棄する。ただし、総務課長が特に必要と認めたものについては、この限りでない。

(保存期間)

第13条　マイクロフィルム文書の保存期間は、原文書の保存期間とする。

(保存方法)

第14条　マイクロフィルム文書は、マイクロフィルムキャビネットに保存しなければならない。

(定期検査)

第15条　総務課長は、前条のマイクロフィルムキャビネットに保存されているマイクロフィルム文書について、毎年1回、別に定める基準に従い検査するとともに、常に最良の状態で保存するよう努めなければならない。

(複製マイクロフィルム文書)

第16条　各課長は、複製マイクロフィルム文書を必要とするときは、マイクロフィルム文書撮影・複製依頼書(様式第1号)により、総務課長に依頼しなければならない。

(閲覧及び複写)

第17条　マイクロフィルム文書を閲覧又は複写しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。

(貸出し)

第18条　マイクロフィルム文書の貸出しは、総務課長がやむを得ないと認めた場合を除き、行わない。

(細則)

第19条　この規程の施行について必要な事項は、別に定める。