○河内長野市庁舎通話録音装置の設置、管理及び運用に関する規則
令和7年8月29日
規則第48号
(目的)
第1条 この規則は、犯罪の抑止、違法行為等の未然防止及び職員への不当な圧力を排除するために市が設置する通話録音装置に関し必要な事項を定めることにより、公正な職務の執行を確保するとともに、行政サービスの向上を図ることを目的とする。
(1) 通話録音装置 前条の目的を達成するために市が市庁舎内に継続的に設置し、電話交換機を介した市庁舎と外部との間における電話機での通話内容を自動的に録音し、又は記録する機器をいう。
(2) 録音データ 通話録音装置により記録された音声、通話日時、通話時間、電話番号等の電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)をいう。
(基本原則)
第3条 市は、通話録音装置の設置、管理及び運用並びに録音データ(複製されたものを含む。以下同じ。)の取扱いに関し、個人のプライバシーに十分配慮し、適正な取扱いが確保されるよう、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
2 市は、この規則の規定により通話録音装置及び録音データを取り扱う者に対し、前項の規定を遵守させるものとする。
3 市は、録音データを第1条の目的以外に利用(以下「目的外利用」という。)し、又は第三者に提供し、若しくは聴取(以下「第三者提供」という。)させてはならない。ただし、法令に基づく場合はこの限りでない。
(総括管理者等の設置)
第4条 通話録音装置及び録音データの適正な管理及び運用を行うため、通話録音装置総括管理者(以下「総括管理者」という。)、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)及び通話録音装置録音データ取扱員(以下「録音データ取扱員」という。)を置く。
2 総括管理者は、財務資源部長をもって充て、次に掲げる事務を担任する。
(1) 管理責任者の監督に関すること。
(2) 通話録音装置の管理運用状況の監督に関すること。
(3) 録音データの提供に関すること。
(4) その他通話録音装置の適正な運用のために必要なこと。
3 管理責任者は、資産管理課長をもって充て、総括管理者を補佐するとともに、総括管理者の命を受け、次に掲げる事務を担任する。
(1) 通話録音装置の保守及び維持管理に関すること。
(2) 録音データの再生、取出し及び保存に関すること。
(3) 録音データ取扱員の選任及び監督に関すること。
4 録音データ取扱員は、管理責任者が指名する職員をもって充て、管理責任者の監督のもとで、録音データの再生、取出し及び保存を行うものとする。
5 総括管理者が不在等で緊急の必要がある場合にあっては総務経営局長が、第2項各号の事務を担任する。
(録音データの管理等)
第5条 市は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)に定めるもののほか、録音データが常に正確な内容で記録保存され、録音データに含まれる情報の毀損、漏洩、流出等がないよう、必要かつ適切な措置を講じなければならない。
2 市は、前項の録音データを、録音したとき、又は記録したときの状態で保存し、内容の加工等をしてはならない。
3 市は、録音データを第1条の目的を達成するために必要と認める期間、記録保存し、当該期間終了後は、速やかに当該記録を確実な方法により消去、廃棄等を行うなど、適切な措置を講じなければならない。ただし、当該期間中に電磁的記録媒体の記録上限を超えたことにより、録音データが自動で上書きされたときは、その日までとする。
(録音データの提供)
第6条 各課の課長は、次のいずれかの場合であって必要があるときは、通話録音データ提供依頼書(別記様式)により、録音データの提供を管理責任者に依頼するものとする。
(1) 河内長野市情報公開条例(平成9年河内長野市条例第2号)による情報の開示の請求及び個人情報保護法による保有個人情報の開示の請求に対応する場合
(2) 脅迫、恐喝その他不当要求行為に該当する場合であって、刑事事件その他の争訟に発展するおそれがあると認められる場合
(3) 通話の内容について民事訴訟その他の争訟手続において証拠を保全する必要があると認められる場合
(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要がある場合
(5) 前各号に掲げるもののほか、録音データの提供が必要と認められる場合
3 管理責任者は、前項の規定により録音データを交付したときは、通話日時、通話担当者、利用目的等を別に定める記録簿に記録するものとする。
(第三者提供)
第7条 管理責任者又は録音データの交付を受けた課等の長(次項において「課長等」という。)は、第3条第3項ただし書の規定により録音データを第三者提供するときは、通話録音データ提供依頼書により総括管理者に依頼し、承認を受けなければならない。
2 前項の規定により総括管理者の承認を受けた課長等は、録音データを第三者提供したときは、管理責任者を経由して総括管理者に当該第三者提供した日時を報告しなければならない。
3 管理責任者は、前項の規定により報告を受けたときは、別に定める記録簿に記録するものとする。
(苦情等への対応)
第8条 市は、設置された通話録音装置に関する苦情等に対し、迅速かつ適切な対応を行うものとする。
(委託等の措置)
第9条 市は、通話録音装置の保守等を市以外の者(以下「委託業者」という。)に委託して行わせることができる。この場合において、市は、委託業者にこの規則に定める事項を遵守させなければならない。
(守秘義務)
第10条 この規則の規定により通話録音装置及び録音データを取り扱った者は、その取扱いにより知り得た事項を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
(補則)
第11条 この規則に定めるもののほか、通話録音装置の設置、管理及び運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規則は、令和7年9月1日から施行する。
